De acuerdo con Colombia Compra Eficiente (Concepto C – 308 de 2023), los contratos y los convenios se diferencian en su naturaleza y finalidad en la medida en que los contratos –en general– comportan obligaciones de contenido patrimonial que se traducen en intereses contrapuestos entre las partes pues implican un gravamen a cambio de un beneficio en una relación de carácter conmutativo, mientras que los convenios involucran la ejecución de actividades en función de un interés común para las partes; si bien se puede pactar remuneración, en esencia se pretende el cumplimiento de fines coincidentes entre quienes lo ejecutan.
Por regla general, los contratos que suscriban entidades estatales se rigen por el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública – EGCAP (Leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007, decretos reglamentarios y las demás normas que las modifiquen o adicionen) y las normas del derecho privado en lo que no esté regulado en el EGCAP.
No obstante, la ley permite que algunas entidades del Estado, en atención a precisas necesidades y características de las actividades comerciales, industriales o financieras que realizan, o incluso, también, en algunos casos, por necesidades sociales o públicas, utilicen normas del derecho privado o normas especiales que garanticen la ejecución de sus actividades en condiciones legales que les dé competitividad y agilidad para alcanzar sus fines (Consejo de Estado. Sentencia de 24 de mayo de 2012. Exp: 21181).
Por perfeccionamiento, se entiende el cumplimiento de los requisitos para el contrato exista y nazca a la vida jurídica. De acuerdo con la Ley 80 de 1993, se requiere acuerdo de las partes sobre el objeto y la contraprestación, y que este se eleve por escrito.
De acuerdo con el Decreto 1082 de 2015, el RUP es el registro único de proponentes que llevan las cámaras de comercio y en el cual los interesados en participar en Procesos de Contratación deben estar inscritos.
En el RUP reposa la información de experiencia, capacidad jurídica, capacidad financiera y capacidad organizacional, y la clasificación UNSPSC de los contratos ejecutados que se pretendan acreditar como experiencia en los procesos de selección que adelanten las entidades públicas.
Por regla general, este documento es un requisito para participar en los procesos de selección de las entidades públicas sometidas las Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.
Mientras se completa el proceso de renovación y queda en firme el RUP, la Universidad podrá participar en procesos de selección con la información del RUP inmediatamente anterior, siempre que la renovación se haya presentado en cumplimiento de todos los requisitos legales.
Para este efecto, es probable que las entidades soliciten soportes que permitan verificar que efectivamente se haya radicado a tiempo la solicitud de renovación del RUP ante la CCB. Para acceder a estos soportes, podrá solicitar apoyo de la Dirección Jurídica a través de correo electrónico.
Sin embargo, dependiendo de diferentes factores (p.e. régimen de contratación), la entidad que adelanta el proceso de selección podrá establecer una regla diferente en los pliegos de condiciones o términos de referencia y además es posible que, conforme a los requerimientos de los términos de la convocatoria, eventualmente la Universidad requiera acreditar experiencia específica a través de uno o varios contratos que no se encuentran incluidos en el RUP del año 2023 y que hacen parte del proceso de renovación que se está surtiendo ante la Cámara de Comercio. En este sentido, es importante tener en cuenta que sólo se podrá acreditar la experiencia a través de dichos contratos, una vez se surta por completo el proceso de renovación (que concluye pasados 10 días hábiles desde la publicación del RUP).
Por ese motivo, mientras se completan los plazos para la firmeza del registro, se recomienda verificar detalladamente los requisitos de cada proceso de selección respecto a la validez del RUP para la acreditación de experiencia y en caso de dudas consultar previamente con la Dirección Jurídica antes de dar inicio a la etapa de elaboración de las propuestas.
De acuerdo con Colombia Compra Eficiente (Concepto C-337 de 2023), los requisitos habilitantes constituyen los requerimientos mínimos con los que deben cumplir los proponentes para poder participar en el procedimiento de selección, razón por la que los mismos no se valoran con un puntaje tendiente a determinar el orden de escogencia, sino que se analizan como criterios previos a la calificación, de manera que quienes no los reúnan no pueden continuar en el Proceso de Contratación, por lo que sus ofertas deben ser rechazadas.
Se diferencian de los criterios de evaluación también conocidos como criterios de calificación– en que estos son los factores definidos por la entidad estatal para la asignación de puntaje en el momento de la comparación de las ofertas, y que, a partir de su ponderación, permiten establecer el orden de elegibilidad y, por ende, la propuesta ganadora.
El parágrafo 3 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, adicionado por el artículo 5 de la Ley 1882 de 2018, establece que: “La no entrega de la garantía de seriedad junto con la propuesta no será subsanable y será causal de rechazo de la misma”.
Es decir, no será subsanable la no presentación de la garantía de seriedad de la oferta, lo que quiere decir que no será posible allegarla con posterioridad al cierre del proceso.
Sin embargo, en principio, es posible corregir o enmendar errores de la garantía de seriedad de la oferta siempre y cuando la garantía se haya presentado a tiempo.
Para iniciar la ejecución un contrato estatal, deben estar firmados el contrato y el acta de inicio. Para lo cual, deben cumplirse los siguientes requisitos: i) La aprobación de la garantía cuando el contrato la requiera; ii) La existencia de las disponibilidades presupuestales correspondientes, salvo que se trate de la contratación con recursos de vigencias fiscales futuras, y iii) La acreditación de que el contratista se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, en los términos que establezca la normativa.
Las cláusulas excepcionales, reguladas en el artículo 14 de la Ley 80 de 1993, son prerrogativas especiales que otorgan a las entidades estatales facultades superiores a las de un particular, como la terminación unilateral.
Las cláusulas comunes no tienen este carácter y se pactan de manera consensuada a partir de la negociación entre las partes del contrato.
El incumplimiento de las obligaciones del contrato estatal (p.e., no cumplir con el plazo contractual) permite a la entidad adelantar un proceso administrativo sancionatorio con el fin de declarar el incumplimiento del contrato y aplicar las penalidades contractuales y legales establecidas (multas, cláusula penal, terminación anticipada, etc.)
Las entidades estatales sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, a diferencia de lo que sucede en el régimen privado, pueden declarar el incumplimiento del contrato estatal en el que son contratantes. Sin embargo, para hacerlo, deben adelantar un procedimiento que garantice el derecho al debido proceso de los contratistas y aplicar el procedimiento que establece el art. 86 de la Ley 1474 de 2011.
La cesión de un contrato estatal es el acto jurídico mediante el cual el contratista inicial (cedente) transfiere su posición contractual, incluyendo derechos y obligaciones, a un tercero (cesionario), quien asume parcial o totalmente estas responsabilidades frente a la entidad estatal contratante (cedido). Esta figura jurídica permite que un sujeto ajeno al contrato original participe en su ejecución, bajo la condición de que no se hayan cumplido completamente las obligaciones y cumpla con los requisitos legales de capacidad jurídica, técnica, económica y financiera.
Según la normatividad colombiana, se requiere autorización previa de la entidad contratante, siempre que el cesionario cumpla con los requisitos habilitantes.
De acuerdo con el Consejo de Estado (Sentencia del 6 de abril de 2011. Exp: 14823), la liquidación del contrato constituye su balance final o ajuste de cuentas, entre la entidad contratante y el contratista, con miras a finiquitar de una vez por todas la relación jurídica obligacional. Siendo así, el acta de liquidación final deberá i) identificar el contrato, las partes, sus sucesores y los cesionarios si los hay; su objeto y alcance, ii) determinar el precio, su pago, amortización o modificación y oportunidades de pago, iii) señalar las actas pendientes de pago, la forma como se utilizó el anticipo y lo facturado el contratista, iv) establecer el plazo, las modificaciones de obligaciones, prórrogas, adiciones, suspensiones y reinicios y las sumas que quedan pendientes de cancelar.
El acta de liquidación es la oportunidad para dar cuenta de todas las salvedades a que haya lugar de manera detallada y concreta. Este documento será el soporte idóneo y necesario para adelantar cualquier reclamación o demanda que se desee interponer con posterioridad.